DSGVO

Datenschutzrichtlinien gemäß der DSGVO:

Der Musikverein Hüttigweiler verpflichtet sich, gemäß der Datenschutzrichtlinien der am 25.05.2016 in Kraft tretenden DSGVO mit einer Übergangszeit von zwei Jahren zu handeln.

Im Folgenden die Richtlinien:

 

A Datenschutzbeauftragter (DSB)

In aller Regel ist nur dann ein DSB zu benennen, wenn mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. „Ständig beschäftigt“ ist, wer z. B. permanent Mitgliederverwaltung macht – „nicht ständig beschäftigt“ ist dagegen bspw., wer als Übungsleiter nur mit den Namen seiner Mannschaft umgeht.

Hinweis: Die Anzahl der Personen des Vorstandes die „ständig“ mit personenbezogenen Daten arbeiten, beschränkt sich auf acht Personen. Diese sind der / die:

1. Vorsitzende, 2. Vorsitzende, 1. Schriftführer / in, 2. Schriftführer / in, 1. Kassierer / in, 2. Kassierer / in, 1. Jugendsprecher / in, Musikschulleitung

Genaueres können Sie Unterpunkt B entnehmen.

 

B Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Vereine, die regelmäßige Mitgliederverwaltung und Beitragsabrechnung machen, müssen ein – vom Umfang her sehr überschaubares – Verzeichnis ihrer Verarbeitungstätigkeiten führen.

Dieses Verzeichnis schicken wir Ihnen auf eine Anfrage an die Mail-Adresse info@mv-huettigweiler.de gerne zu.

 

C Datenschutz-Verpflichtung von Beschäftigten

Bei der Aufnahme der Tätigkeit sind Beschäftigte / Vorstandsmitglieder, die mit personenbezogenen Daten umgehen, zu informieren und dahingehend zu verpflichten, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auch durch sie nach den Grundsätzen der DS-GVO erfolgt.

 

D Informations- und Auskunftspflichten

Jeder Verantwortliche hat den betroffenen Personen schon bei der Datenerhebung bestimmte Informationen über die Verarbeitung ihrer Daten zu geben. Ein Verein muss bspw. Informationen auf der Homepage und der Satzung leicht zugänglich bereithalten. Die betroffenen Personen (z. B. Vereinsmitglieder) haben auch das Recht, Auskunft über die Verarbeitung ihrer Daten zu erhalten.

 

E Löschen von Daten

Sobald keine gesetzliche Grundlage (z. B. steuerliche Aufbewahrungspflicht) mehr für die Speicherung von personenbezogenen Daten besteht, sind diese zu löschen. In der Regel ist dies bspw. erst der Fall nach Ausscheiden eines Vereinsmitglieds.

Hinweis: Der Musikverein löscht nach Austreten aus dem Verein besonders sensible Daten wie zum Beispiel Kontoinformationen. Der MV behält sich jedoch vor, Name, Geburtsdatum und Ähnliches was zur Dokumentierung der Vereinshistorie beiträgt weiterhin zu speichern.

 

F Sicherheit

Um die personenbezogenen Daten bei der Verarbeitung zu schützen, sind Standardmaßnahmen im Regelfall ausreichend. Dazu gehören u.a. aktuelle Betriebssysteme und Anwendungen, Passwortschutz, regelmäßige Backups, Virenscanner und Benutzerrechte. Soweit private PCs genutzt werden, ist sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen auf die Daten zugreifen können.

 

G Auftragsverarbeitung

Sobald Verantwortliche Dienstleistungen (z. B. Buchhaltung) in Anspruch nehmen, um personenbezogene Daten in ihrem Auftrag durch andere Unternehmen verarbeiten zu lassen, ist ein schriftlicher Vertrag zur Auftragsverarbeitung erforderlich.

 

H Datenschutzverletzungen

Kommt es bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu Sicherheitsvorfällen (z. B. Diebstahl, Hacking, Fehlversendung, Verlust von Geräten mit unverschlüsselten Vereinsdaten), so bestehen gesetzliche Meldepflichten: Die Aufsichtsbehörde ist im Regelfall darüber in Kenntnis zu setzen, betroffene Personen dagegen nur bei hohem Risiko.

 

I Datenschutz-Folgeabschätzung (DSFA)

Hat eine Verarbeitung personenbezogener Daten ein hohes Risiko für die betroffenen Personen, so muss das spezielle Instrument der Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt werden. Ein solch hohes Risiko ist jedoch der Ausnahmefall und nicht die Regel.

 

J Videoüberwachung

Führt ein Verantwortlicher eine Videoüberwachung durch, ist im Normalfall eine entsprechende Hinweisbeschilderung erforderlich, um die betroffenen Personen über die Videoaufnahmen zu informieren.